当研究人员与学术作者将研究成果汇整发表进行论文写作时，以往会在整理大量参考文献时花费许多时间与精力，这时候就可以透过文献管理软件来节省时间与力气，专注在内容写作上。文献管理可以简化整理文献的流程，让作者可以直接插入各种来源的参考资料，方便排序与参考，依作者或期刊需要修改为各种格式，也可以在类似主题的文章内插入相同的参考文献。只要在计算机上操作文献管理软件，连接到数字图书馆上，就可以轻松插入引用论文并自动创建参考书目。
文献管理如何扮演举足轻重的角色
该软件可以位作者带来极大的便利性与优势，其主要功能有：
- 插入引用论文，完整整理出该文献出版日期、作者、目次等等信息。
- 创建清楚详细的书目，可以在文章完成后一口气处理。
- 可以依照各期刊调整为需要的引用格式。
- 从数据库中自动搜索最新信息，可以利用DOI、ISBN、PMID等标签码进行搜寻。
- 透过连接当地图书馆，直接下载该引用论文的本文。
各种常用的文献管理软件
不同的软件有各自的强项，有些是具备简单好上手的流程，有些则是让作者更容易创建书目，还有的可以共享自己的搜索文献来协作。这边介绍几款深受研究人员推崇且好用的软件：
- EndNoteTM：第一个开发出来的文献管理软件，持续有更新版本推出，必须付费才能使用。
- Mendeley：于2008年在伦敦推出，已储存了超过三千万笔文献数据。
- Readcube：接口优美强大，且可以接受由其他管理软件汇入。
- Zotero：于十年前推出，此软件汇集了一般学术论文与媒体文章和声音影像。
- Citavi：来自德国的软件，利用其内建数据库可以进行多种不同类型的文献引用。
- RefMe：可以透过扫描条形码或是QR code来插入文献
较罕见但很实用的几种文献管理软件
其他例如Paperpile、RefWorks和Sciwheel，这些都是单纯的网页工具，可以不需要安装软件就可以使用。其中Paperpile可以与Google Docs兼容使用更是让其使用范围扩大。Refworks提供多国语言的使用接口，而Sciwheel还提供了移动应用程序，方便用户可以从移动装置如手机或平板计算机读取和插入引用。
文献管理软件提供了新花样与新功能
虽然现今各种文献管理软件提供的辅助论文写作功能是大同小异，但为了让使用上更方便，或者是与竞争对手作出区隔，有些软件衍伸出相关或较无关的功能，希望增加使用者的黏着度与扩大客源。例如Mendeley近期拓展了网络社交功能，可以连接超过六百万位研究人员，分享数据库与推荐工作。Readcube则是藉由理解作者的文献库后分析出研究方向，加以开发出了推荐文章功能。相信未来在激烈竞争下，会刺激各公司开发出更多功能。
